Onboarding je proces integracije zaposlenika u novu tvrtku. Tijekom tog procesa fokus je na pomaganju zaposleniku da se što prije i što kvalitetnije uklopi i upozna sa svojim novim radnim mjestom, tvrtkom i kolegama te da što bolje razumije svoj funkciju unutar tvrtke.

Gotovo 70% zaposlenika ne osjeća se povezano s tvrtkom u kojoj rade. To će rezultirati smanjenom produktivnošću zaposlenika te povećanom frustracijom kod poslodavca. Onboarding je najbolji način za stvaranje sretnog okruženja unutar kojeg će se zaposlenik osjećati dobro i korisno te povezano. Istražili smo koje tvrtke kod nas prakticiraju onboarding te smo s jednom od njih, koja dosta napora ulaže u dobar onboarding, odlučili porazgovarati.

Kako izgleda onboarding proces u Typeqastu?

Typeqast je development tvrtka, s uredima u Zagrebu i Splitu te trenutno jedna od vodećih po najboljim uvjetima rada u Hrvatskoj.

'Vrlo dobro znamo kako je prvi dojam vrlo važan i najduže ostaje u sjećanju. To pogotovo vrijedi za novi početak u novoj firmi. Zbog toga jako puno pažnje pridajemo “onboardingu” novih zaposlenika. Budući da jako brzo rastemo (svaki mjesec po nekoliko ljudi, nekada i preko 10 mjesečno), bitno nam je da se svi ti silni ljudi vrlo brzo počnu osjećati kod nas kao kod kuće. U pripremu oko njihovog dolaska uključeno je puno ljudi: od managementa, HR-a, IT supporta i ostalih jer želimo da sve bude što bolje organizirano i ide nekim planiranim procesom.' - rekao nam je Marko Barić, voditelj poslovanja u Typeqastu.

Kod njih onboarding započinje onog trenutka kada se finalizira dogovor s kandidatom o njegovom dolasku. U tom trenutku će on vrlo vjerovatno najaviti trenutnom poslodavcu da ga napušta i kako bi taj stresan trenutak napravili što sigurnijim za njega, novim budućim zaposlenicima uvijek se pošalje formalno pismo namjere o zapošljavanju, unutar kojeg su jasno opisani svi bitni uvjeti rada koji ga očekuju prilikom dolaska. Bitno im je, kažu, da se novi zaposlenik osjeća što sigurnije. 

U tjednima nakon toga, od HR-a novi budući zaposlenik dobija pozivnicu na mail da ispuni svoj profil u HR sustavu. To uključuje neke formalnosti (poput ispunjavanja osobnih podataka), kao i neke druge zanimljivije stvari poput pružanja podataka o veličini majice (koja će ga dočekati prvi radni dan), najdražeg slatkiša (koji će ga isto dočekati prvi radni dan) i sl. Novi zaposlenik, naravno, to još ne zna. Također, novi zaposlenici moraju postaviti i fotografiju na svoj profil tako da polako postaju vidljivi ostalim zaspolenicima kroz HR portal.

S druge strane, u uredu kreću pripreme za dolazak novog zaposlenika. To uključuje najavu svim zaposlenicima na mjesečnom All Hands sastanku u svim uredima da dolazi nova osoba, tko je, odakle dolazi, na koju poziciju i sl. Tehnička ekipa kreće s nabavom opreme za novog zaposlenika kao i uređenjem radnog mjesta. Pri tom se vode time gdje će budući zaposlenik biti involviran na novom poslu. Tako će primjerice QA Analyst vjerovatno dobiti stol do nekog iskusnijeg QA Analysta kako bi imao nekoga s kime može razgovarati o poslu i koji će ga 'pogurati' u prvim mjesecima. Ukoliko će biti dio određenog razvojnog tima, pokušavaju se reorganizirati interno kako bi taj zaposlenik sjedio u blizini svoga tima.  U isto vrijeme se novom zaposleniku kreiraju email adresa, pristup mnoštvu alata koji se koriste za komunikaciju i kolaboraciju u radu.  Ideja je da na njegov prvi radni dan sve bude spremno i da ne čeka niti minutu da mu "netko nešto podesi”. 

Prvi radni dan novi zaposlenici dolaze na posao u 10 sati. Želi se izbjeći da im ionako stresan dan bude dodatno opterećen, jer moraju žuriti rano ujutro kako ne bi zakasnili. Također, to i poslodavcu daje sat-dva vremena ujutro više kako bi se uvjerio da je baš sve spremno za novog zaposlenika. 

Prilikom dolaska na posao, novi zaposlenik upoznaje jednog od kolega iz ureda koji mu je dodijeljen i koji će biti njegov “onboarding buddy”. To je osoba koja je tu za sva pitanja i koja će ga upoznati s ostalima u uredu, prošetati okolo i sve pokazati te pomoći postaviti sve na svoje mjesto prvih dana.

Na radnom stolu će ga dočekati Welcome Box, a to je kutija s njegovom šalicom, notesom, trakicom za pristupnu karticu ureda kao i sama kartica i sl. Također, tu je i T-shirt za njega i najdraži slatkiš, prema željama koje je naveo na svom profilu. Tijekom prvog dana ide i objava ostalim zaposlenicima (koristi se Slack kao interni komunikacijski alat) kako bi novom kolegi poželjeli dobrošlicu. Nakon toga krene val poruka prema novom kolegi od strane svih zaposlenih u Typeqast uredima u Hrvatskoj i Nizozemskoj. 'Nekima možda ovo bude i šok prvi dan, jer dobivaju poruke od 100injak ljudi.' - smije se Marko.

Kada se novi zaposlenik prvi put ulogira u svoj novi email account, dočeka ga Welcome Email sa svim bitnim uputstvima vezanima uz korištenje ureda, način rada s osnovnim alatima i sl. Osnovni cilj ovoga je da zaposlenici svoj prvi radni dan provedu u ugodnom i prijateljskom okruženju, upoznavajući se s novim kolegama i njihovim načinima, kulturom rada te da se osjećaju dobrodošlo. Također, taj prvi dan napravi se i njegova polaroid fotografija za zid, na kojem se nalaze fotografije svih zaposlenika. 

Tijekom prvog tjedna novi zaposlenik se 'ubaci' u standardni ritam dvotjednih 1-to-1 sastanaka sa svojim managerom i HR-om te se polako uhodava u uredsku kulturu. Točno nakon tjedan dana, novi zaposlenik ima dogovoreni sastanak s vodstvom ureda gdje se malo bolje upoznaju i popričaju o svemu što ga zanima. 'Želimo da dobije osjećaj da može u bilo kojem trenutku doći do managementa tvrtke i popričati o čemu god želi. Istu stvar radimo i nakon 3 mjeseca u tvrtki, jer je to datum kada većini istječe probni period pa ih formalno o tome obavijestimo i damo im poticaj da samo tako nastave dalje.'

Dobar onboarding proces Typeqastu, a i svim ostalim kompanijama koje taj proces provode na pravilan način, osigurava sretnog zaposlenika, koji osjeća povezanost s tvrtkom i kolegama, osjeća se sretnim na radnom mjestu te osjeća odanost. Oni koji nemaju dobar onboarding proces, pokazuju istraživanja, vjerojatno će već u bližoj budućnosti potražiti bolju poslovnu priliku.